Đây là bài thực dụng nhất trong mục này. Mỗi mục dưới đây xin lúc còn ở trường thì mất khoảng mười lăm phút. Xin từ xa sau khi về thì mất vài tuần, và có mục thì không xin được nữa.
Nhóm bắt buộc
1. Bằng tốt nghiệp bản gốc.
Trước khi rời trường, kiểm từng chi tiết: họ tên viết đúng như trong hộ chiếu, ngày sinh, giới tính, tên chương trình, ngày cấp. Sai một chữ thì sửa lúc còn ở đây rất nhanh; sửa từ xa thì phải gửi bằng gốc qua đường bưu điện quốc tế — rủi ro và chậm.
2. Bảng điểm toàn khoá bản gốc, xin nhiều bản.
Mỗi hồ sơ bạn nộp sau này đều đòi một bản. Nộp ba trường là ba bản, cộng một bản cho hồ sơ công nhận văn bằng, cộng một bản giữ lại. Trường thường cấp được nhiều bản trong một lần xin.
3. Bảng điểm bản tiếng Anh.
Dùng cho mọi hồ sơ ra nước thứ ba. Nhiều trường cấp sẵn nếu bạn hỏi, nhưng không tự động cấp.
4. Bản mô tả chương trình học.
Gồm danh sách môn, số tín chỉ, thời lượng, và mô tả nội dung. Thứ này dùng cho: hồ sơ công nhận văn bằng, hồ sơ xét miễn môn khi học tiếp, và hồ sơ xin việc ở nơi cần biết bạn học gì.
Đây là mục bị quên nhiều nhất trong cả danh sách.
5. Giấy xác nhận tốt nghiệp.
Dùng trong khoảng thời gian bằng chưa in xong. Nhiều nơi chấp nhận nó tạm thời.
Nhóm chứng minh quá trình học
6. Giấy xác nhận quá trình học — thời gian nhập học, thời gian tốt nghiệp, hình thức đào tạo.
7. Ảnh chụp toàn bộ giấy phép cư trú các năm. Kể cả những trang đã hết hạn.
8. Hộ chiếu cũ. Đừng huỷ khi đổi hộ chiếu mới — dấu xuất nhập cảnh trong đó là bằng chứng bạn thật sự ở Trung Quốc trong thời gian học, và khâu xác minh có thể hỏi tới.
9. Thông tin đăng ký trong hệ thống xác minh văn bằng — tài khoản, mã tra cứu. Kiểm thông tin của mình trong đó có đúng không.
Nhóm cho bước tiếp theo
10. Thư giới thiệu, hai tới ba thư.
Xin lúc thầy cô còn nhớ bạn rõ. Xin sau hai năm thì thầy chỉ viết được những câu chung chung — mà thư chung chung thì gần như vô dụng.
Cách xin cho được thư tốt: hẹn gặp trực tiếp, mang theo bảng điểm và một bản tóm tắt những việc bạn đã làm với thầy, và nói rõ bạn định nộp đi đâu.
11. Thông tin liên hệ của giảng viên hướng dẫn — thư điện tử cá nhân, không chỉ thư của trường. Người ta đổi trường, đổi vị trí.
12. Bản mềm các sản phẩm của bạn — luận văn, đồ án, bài báo, poster hội nghị, dự án nhóm. Lưu vào đám mây, không chỉ trong máy tính.
13. Giấy chứng nhận hoạt động — giải thưởng, chứng nhận tham gia cuộc thi, chứng nhận tình nguyện, chứng nhận thực tập. Mỗi tờ là một dòng trong hồ sơ sau này.
Nhóm thủ tục phải hoàn tất
14. Thanh toán hết mọi khoản với ký túc xá, thư viện, phòng thí nghiệm. Nhiều trường không cấp bằng khi còn nợ.
15. Làm thủ tục trả phòng và lấy lại tiền cọc.
16. Đóng hoặc thu xếp tài khoản ngân hàng, chuyển phần còn lại về.
17. Huỷ các dịch vụ trả theo tháng — điện thoại, mạng, gói thuê bao.
18. Hỏi về hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam, vì một phần thủ tục thực hiện tại nước sở tại.
Cách tổ chức
Làm hai việc ngay khi bắt đầu học kỳ cuối:
- Tạo một thư mục trên đám mây và chụp mọi giấy tờ vào đó ngay khi nhận. Đặt tên file rõ ràng.
- Mua một bìa hồ sơ cứng và cất tất cả bản gốc vào đó. Không để rải rác.
Khi về nước, bìa hồ sơ đó đi trong hành lý xách tay, không ký gửi.
Kiểm lần cuối trước khi rời trường
- Tên trên mọi giấy tờ khớp hộ chiếu chưa?
- Đã có bảng điểm cả tiếng Trung lẫn tiếng Anh chưa?
- Đã có bản mô tả chương trình chưa?
- Đã xin thư giới thiệu chưa?
- Đã lưu liên hệ cá nhân của giảng viên chưa?
- Đã chụp lưu đám mây tất cả chưa?
- Đã hết nợ với trường chưa?
Bảy câu này là buổi chiều cuối cùng đáng giá nhất trong bốn năm của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ nào hay bị quên nhất khi tốt nghiệp?
Bản mô tả chương trình học, gồm danh sách môn, số tín chỉ, thời lượng và mô tả nội dung. Nó dùng cho hồ sơ công nhận văn bằng, xét miễn môn khi học tiếp và hồ sơ xin việc.
Vì sao phải giữ hộ chiếu cũ?
Vì dấu xuất nhập cảnh trong đó là bằng chứng bạn thật sự ở Trung Quốc trong thời gian học, và khâu xác minh văn bằng có thể hỏi tới.
Nên xin bao nhiêu bản bảng điểm?
Nhiều bản, vì mỗi hồ sơ nộp sau này đều đòi một bản: nộp ba trường là ba bản, cộng một cho hồ sơ công nhận văn bằng và một giữ lại. Trường thường cấp được nhiều bản trong một lần xin.
Xin thư giới thiệu thế nào cho được thư tốt?
Hẹn gặp trực tiếp lúc thầy cô còn nhớ bạn rõ, mang theo bảng điểm và bản tóm tắt những việc đã làm với thầy, và nói rõ bạn định nộp đi đâu.
Có thủ tục nào phải làm trước khi rời trường không?
Thanh toán hết mọi khoản với ký túc xá, thư viện và phòng thí nghiệm vì nhiều trường không cấp bằng khi còn nợ; trả phòng lấy cọc; thu xếp tài khoản ngân hàng; và hỏi về hợp pháp hoá lãnh sự.
